Заявки
- Информация о материале
В личном кабинете вы найдете готовые шаблоны договоров с туристами — их подготовил юрист.
Чтобы их найти, откройте «Меню», перейдите в раздел «Настройка», затем во вкладку «Документы», шаблоны расположены в нижней части страницы.
Любой шаблон можно отредактировать (внести собственный текст или дополнить его тегами), просто нажмите на него. Обратите внимание, исходный текст применяется по умолчанию ко всем заявкам.
После редактирования обязательно нажмите кнопку «Сохранить».
Чтобы добавить тег (динамические данные, которые подставляются на основе реквизитов компании и сведений из заявки), поставьте курсор в нужное место текста и выберите нужный тег. После чего при открытии договора в заявке в соответствующие места автоматически подтянутся данные тега.
Ниже показано как выглядит тег в тексте.
Важно корректно указывать теги, при ошибках договор может не сформироваться и не открыться в заявке.
Кнопка «Сбросить» удалит все внесенные вами правки и теги, останется только исходный текст шаблона. Восстановить изменения после нажатия этой кнопки нельзя, поэтому используйте ее с осторожностью.
- Информация о материале
Распределение заявок — это функциональный инструмент системы, с помощью которого вы можете грамотно распределить заявки по ответственным сотрудникам, исходя из текущих приоритетов, загруженности персонала или иных критериев.
Благодаря этому механизму каждый менеджер получает четко очерченный круг задач, а руководитель — возможность контролировать равномерность загрузки команды и отслеживать, кто из сотрудников над какой заявкой работает.
Для того, чтобы все заявки распределялись по менеджерам, выберите способ распределения. Для этого войдите в ваш личный кабинет в качестве администратора и выберите раздел «Настройка» - «Пользователи»:
Для подключения выберите один из двух способов распределения обращений и заявок:
1. Вручную: при выборе данного способа распределения все заявки будут адресованы выбранному ответственному сотруднику, который сможет распределить их среди менеджеров в ручном режиме. Если вас устраивает такой способ распределения заявок, просто отметьте его, а ниже ответственного сотрудника.
2. Автоматически: при выборе данного способа заявки будут распределены среди менеджеров автоматически, согласно схеме, которую вы выберете. Предусмотрено две схемы: по очереди (все заявки будут распределяться среди менеджеров в порядке очереди). Если у менеджера уже была заявка с данным клиентом, то новая заявка от этого же клиента автоматически назначается тому же специалисту. Заявки от новых клиентов распределяются между менеджерами по очереди. По занятости (распределение заявок в порядке очереди только между теми сотрудниками, у которых наименьшее количество заявок со статусом «Новые»).
Обратите внимание, что в списке менеджеров вы можете подключать/отключать аккаунт менеджера к распределению заявок. Для этого необходимо поставить/снять галочку активности в соответствующем столбце.
После выбора схемы распределения настройки сохранятся автоматически.
Ниже представлено, как выглядит автоматическое распределение заявок по очереди.
Также вы в любой момент можете переназначить заявку на другого менеджера. Нажмите на «три точки», далее «Переназначить».
Также это можно сделать, нажав по кружочку менеджера в любом месте интерфейса, где он есть:
- Информация о материале
Создание заявки через поиск туров
Редактирование параметров тура
Создание заявки через поиск туров
Мы рекомендуем создавать заявку через поиск туров в личном кабинете Tourvisor PRO, поскольку параметры тура автоматически сохранятся в заявке, и не будет необходимости их дублировать.
Для начала нужно задать необходимые параметры в поисковой форме и подобрать подходящий отель. После этого следует открыть карточку отеля и нажать кнопку «Продолжить». Далее система предложит два варианта действий.
Если выбрать опцию «Создать договор», откроется поле для ввода личных данных туриста и покупателя. При вводе данных туриста система автоматически проверяет наличие клиента в базе. Если такой клиент уже заведен, система отобразит его в выпадающем списке. Выбрав нужного клиента из списка, менеджер получит автоматически заполненные данные во всех соответствующих полях.
Затем можно определиться с типом договора: оформить договор‑оферту со ссылкой на онлайн‑оплату банковской картой либо договор с оплатой в офисе.
Второй вариант — нажать «Создать заявку без туристов». В этом случае система перенаправит вас в раздел «Заявки» и автоматически сформирует заявку с сохраненными параметрами выбранного тура. При этом данные туристов не вносятся сразу — их можно добавить позже вручную в уже созданную заявку.
Если вы создаете заявку из обращения посредством кнопки «Создать заявку без туристов» система автоматически переносит данные клиента из обращения в новую заявку и открывает карточку заявки на этапе добавления туристов.
Есть еще один способ — создать заявку через ранее оформленное обращение. Если вы уже работали с клиентом, перейдите в раздел «Обращения», затем во вкладку «Поиск туров» и создайте заявку как описано выше.
Аналогичным образом можно воспользоваться сохраненными подборками: откройте вкладку «Подборки», выберите нужную подборку, нажмите «Подробнее» и выполните те же действия для создания заявки, что ранее были описаны.
Система предоставляет возможность связать Обращение с новой Заявкой, однако данная функция доступна только при создании Заявки из Поиска или Подборки в карточке Обращения.
После выполнения указанных действий автоматически устанавливается связь между Обращением и новой Заявкой, а статус Обращения изменяется на «Ждем оплату».
Также заявку можно создать вручную. Этот способ больше походит для туров, которых нет на нашем сайте (авторские, экскурсионные).
Для создания новой заявки перейдите во вкладку «Заявки», далее нажмите «Создать новую заявку»:
Откроется страница, где вы можете указать информацию о клиенте.
В карточке туриста вы можете заполнить контактные данные клиента. Если ранее вы уже создавали обращение или заявку с этим туристом, то система предложит автоматическое заполнение данных в заявке.
Укажите статус и тип заявки. Выберите один из предложенных вариантов.
К любой заявке вы можете оставить какой-либо свой комментарий (он также будет отображаться в общем списке заявок):
Редактирование параметров тура
Если вы создали заявку через поиск туров, то поля в разделе «Редактирование» заполнятся автоматически.
Если вы создали заявку вручную, то поля в разделе «Редактирование» необходимо заполнить самостоятельно. Это удобно, когда тур является авторским или вы хотите осуществить продажу другой услуги (экскурсия, мероприятие и т.п.).
Вы можете самостоятельно выбрать валюту — это особенно удобно при раннем бронировании, когда турист оплачивает тур частично. Система автоматически подгружает актуальные курсы валют. Но обязательным условием является указание конкретного туроператора в блоке «Договор».
Наша система автоматически проставляет номер и дату договора. Для удобства работы вам нужно лишь внести номер заявки, который у вас указан в личном кабинете туроператора. При этом вы можете выбрать любого туроператора из списка — если нужного там не окажется, просто отметьте вариант «Другой».
Сведения о финансовых гарантиях – поле, которое заполняется автоматически, если вы выбрали туроператора и его юридическое лицо. Однако вы можете внести данные вручную, если нужного туроператора в списке нет. Эти сведения представляют собой финансовые гарантии, которые необходимы для оформления туристической документации — в частности, они включаются в лист бронирования.
Далее необходимо заполнить параметры тура.
Кликните «Добавить рейс». В открывшемся окне заполните данные о рейсе.
Нажмите кнопку «Добавить отель» — после этого откроется окно, в котором нужно будет указать сведения об отеле.
При нажатии «Добавить услугу» вы можете внести любые дополнительные услуги по туру (трансфер, страхование и т.п.).
У вас есть выбор заказчика, в случае если заказчиком является физическое лицо, то вам необходимо заполнить только его паспортные данные. При наличии заполненных данных в блоке «Клиент» (включая паспортные сведения) система автоматически их подтянет.
При указании физического лица в качестве заказчика вы можете отметить опцию «Является туристом». Данная возможность активируется только после внесения параметров тура и заполнения паспортных данных туриста.
Если заказчиком является юридическое лицо, у вас есть возможность выбрать из списка уже имеющегося в базе клиента, либо внести данные нового юридического лица. Через кнопку «Добавить новое» вы можете зарегистрировать нового заказчика. Пункт «Реквизиты» предназначен для внесения изменений в данные уже добавленного юридического лица.
Также вы можете к заявке добавить туриста, заполнив его паспортные данные.
Либо добавить туристов, которые ранее путешествовали с этим клиентом.
Для начала укажите стоимость тура во вкладке «Клиент». Обращаем ваше внимание, что если стоимость тура вы уже заполнили во вкладке «Редактирование», то она автоматически подтянется и в эту вкладку. В случае создания заявки через поиск туров сумма заполнится автоматически. При этом заявки на заграничные туры создаются сразу в соответствующей иностранной валюте (долларах, евро и т. д.). Это позволяет избежать лишних конвертаций и зафиксировать точную стоимость, заявленную туроператором.
Если турист готов произвести оплату, нажмите кнопку «Добавить платеж».
Откроется форма для ввода данных. Выберите подходящий способ оплаты. Стоит отметить, что при смене способа оплаты поля очистятся.
Обращаем ваше внимание, что предусмотрен способ оплаты «Перенос», применимый как к клиентским платежам, так и к платежам ТО, для оформления переноса средств с аннулированных заявок. Использование способа «Перенос» возможно только при условии, что в заявке ранее были произведены оплаты.
Укажите внесенную туристом сумму, заполните остальные поля при необходимости и нажмите «Сохранить».
После этого вы увидите текущий размер оплаченной суммы, сможете добавить дату крайнего срока оплаты и распечатать приходный кассовый ордер.
Также вы в любой момент можете сделать возврат средств туристу, если есть такая необходимость. Нажмите на «Сделать возврат», автоматически будет выбран раздел «Расход». В открывшемся окне внесите нужную сумму и сохраните изменения.
В настоящее время в карточке заявки система автоматически формирует соответствующие платежные документы в зависимости от выбранного способа оплаты.
При выборе вариантов «Наличный расчет» или «Карта» формируются:
приходный кассовый ордер — в случае осуществления оплаты;
расходный кассовый ордер — если производится возврат средств.
Для способа «Банковский перевод» до подтверждения платежа создается счет на оплату. Особенностью этого счета является наличие QR‑кода: его можно отсканировать через мобильное приложение банка, после чего реквизиты для оплаты будут заполнены автоматически.
Переходим к следующему вкладке «Туроператор». Вам необходимо указать сумму согласно вашим с ним договорным условиям.
Следующим шагом вам нужно оформить платеж — аналогично тому, как это делалось для клиента. Однако здесь тип операции будет указан как «Расход», поскольку оплата производится уже с вашей стороны. В этом же окне вы сможете выбрать способ оплаты и указать размер банковской комиссии за перевод (допускается указание в % и рублях), которую необходимо включить в расходы турагентства.
После того как вы получите от туриста полную оплату и перечислите туроператору всю требуемую сумму, во вкладке «Комиссия» вы увидите совпадение плановой и фактической комиссии.
При работе с заявкой все действия, которые совершали менеджеры, будут отображаться в истории. Для просмотра истории откройте заявку и перейдите в раздел «История»:
Вы сможете отследить каждый шаг. Работа с клиентом становится прозрачной для менеджера и для руководителя.
- Информация о материале
Заявки представляют собой договорную основу взаимодействия турагентства с клиентами.
Раздел «Заявки» в CRM‑системе Tourvisor PRO представляет собой ключевой инструмент для турагентов, обеспечивающий централизованное управление всеми заявками от туристов и позволяющий эффективно выстраивать процесс продажи туров.
Работа с разделом предполагает возможность просматривать и фильтровать заявки по множеству параметров. Внутри каждой заявки доступен детальный просмотр параметров поиска тура, история коммуникаций с клиентом и возможность редактирования данных.
В интерфейсе заявок у вас есть возможность в режиме реального времени фиксировать все финансовые операции по туру. Вы в любой момент можете увидеть актуальную информацию: сколько денежных средств поступило от клиента, какая сумма уже направлена туроператору и какой размер комиссии сформирован на текущий момент.
Перейдите во вкладку «Заявки».
Чтобы упростить работу с большим количеством заявок, каждой из них присваивается определенный статус. В общем списке вы сможете отслеживать, сколько заявок в текущий момент находится в каждом из статусов.
Обновление статуса заявок происходит автоматически ежедневно!
Но также вы самостоятельно можете изменить статус заявки. Необходимо в общем списке нажать на «три точки» справа в заявке, для которой необходима смена статуса, после чего откроются дополнительные функции. Выберите «Изменить статус» и кликните на один из предложенных статусов.
Есть возможность изменить статус внутри каждой заявки:
Можно также нажать на сам статус в списке заявок:
Чтобы одновременно изменить статус у нескольких заявок, нужно: нажать «Выбрать несколько», отметить необходимые заявки, а затем внизу выбрать «Изменить статус» — система применит новое значение ко всем отмеченным записям сразу.
Заявки со статусами «заявка закрыта», «отказ», «удалено» и «аннулировано» будут отображаться в категории Архив. При необходимости их можно просмотреть, нажав на соответствующую кнопку в правом верхнем углу.
Заявки со статусами «документы выданы», «на отдыхе» и «вернулись» будут отображаться в категории На отдыхе.
Для удобства работы с заявками вы можете воспользоваться фильтрами для поиска. Поиск будет осуществляться вне зависимости от того, какой раздел сейчас открыт в заявках: «Активные», «На отдыхе» или «Архив». Система найдет нужные данные во всех случаях.
Нажмите на иконку «Фильтры»:
1. Вы можете найти заявку по номеру заявки, имени, телефону или e-mail туриста.
2. Система позволяет выполнить сортировку заявок по ответственному менеджеру. Для этого достаточно указать нужного менеджера — и вы получите полный перечень заявок, находящихся в его работе.
3. Фильтр «Тип заявки» позволяет разделить заявки на две категории: оформленные онлайн и те, что были сделаны при личном визите в офис. Он показывает, где именно происходило бронирование и оформление документов — через сайт или при встрече с турагентом.
4. Есть возможность выбрать заявки, которые вы получили «с сайта tourvisor.ru».
5. С помощью фильтра «Даты заявок» вы сможете удобно систематизировать заявки, выбрав для фильтрации определенный временной промежуток (период).
6. Фильтр «Даты вылета» позволяет упорядочить заявки — достаточно указать интересующий вас временной интервал, в рамках которого запланированы перелеты туристов.
7. Фильтр «Оплата» позволяет упорядочить заявки по размеру суммы, полученной от туриста.
Для упрощения поиска и работы с заявками в системе реализована удобная функция сортировки по датам. Она позволяет быстро структурировать список в зависимости от ваших текущих задач — достаточно выбрать нужный параметр сортировки.
1. При сортировке по дате создания заявки система выстраивает все заявки в хронологическом порядке от самой ранней к самой поздней (по дате создания заявки). Такой способ удобен, если требуется сосредоточиться на самых свежих заявках, нужно отсортировать те, что поступили в текущий день, и начать с ними работать.
2. Сортировка по дате вылета упорядочивает заявки по запланированному началу путешествия. Такая сортировка особенно полезна, когда нужно спланировать работу с ближайшими выездами, подготовить документы для туров, которые стартуют в ближайшие дни.
Оба способа сортировки работают мгновенно и позволяют за пару кликов переориентировать весь список заявок под ваши текущие рабочие задачи.