Создание заявки через поиск туров
Редактирование параметров тура
Создание заявки через поиск туров
Мы рекомендуем создавать заявку через поиск туров в личном кабинете Tourvisor PRO, поскольку параметры тура автоматически сохранятся в заявке, и не будет необходимости их дублировать.
Для начала нужно задать необходимые параметры в поисковой форме и подобрать подходящий отель. После этого следует открыть карточку отеля и нажать кнопку «Продолжить». Далее система предложит два варианта действий.
Если выбрать опцию «Создать договор», откроется поле для ввода личных данных туриста и покупателя. При вводе данных туриста система автоматически проверяет наличие клиента в базе. Если такой клиент уже заведен, система отобразит его в выпадающем списке. Выбрав нужного клиента из списка, менеджер получит автоматически заполненные данные во всех соответствующих полях.
Затем можно определиться с типом договора: оформить договор‑оферту со ссылкой на онлайн‑оплату банковской картой либо договор с оплатой в офисе.
Второй вариант — нажать «Создать заявку без туристов». В этом случае система перенаправит вас в раздел «Заявки» и автоматически сформирует заявку с сохраненными параметрами выбранного тура. При этом данные туристов не вносятся сразу — их можно добавить позже вручную в уже созданную заявку.
Если вы создаете заявку из обращения посредством кнопки «Создать заявку без туристов» система автоматически переносит данные клиента из обращения в новую заявку и открывает карточку заявки на этапе добавления туристов.
Есть еще один способ — создать заявку через ранее оформленное обращение. Если вы уже работали с клиентом, перейдите в раздел «Обращения», затем во вкладку «Поиск туров» и создайте заявку как описано выше.
Аналогичным образом можно воспользоваться сохраненными подборками: откройте вкладку «Подборки», выберите нужную подборку, нажмите «Подробнее» и выполните те же действия для создания заявки, что ранее были описаны.
Система предоставляет возможность связать Обращение с новой Заявкой, однако данная функция доступна только при создании Заявки из Поиска или Подборки в карточке Обращения.
После выполнения указанных действий автоматически устанавливается связь между Обращением и новой Заявкой, а статус Обращения изменяется на «Ждем оплату».
Также заявку можно создать вручную. Этот способ больше походит для туров, которых нет на нашем сайте (авторские, экскурсионные).
Для создания новой заявки перейдите во вкладку «Заявки», далее нажмите «Создать новую заявку»:
Откроется страница, где вы можете указать информацию о клиенте.
В карточке туриста вы можете заполнить контактные данные клиента. Если ранее вы уже создавали обращение или заявку с этим туристом, то система предложит автоматическое заполнение данных в заявке.
Укажите статус и тип заявки. Выберите один из предложенных вариантов.
К любой заявке вы можете оставить какой-либо свой комментарий (он также будет отображаться в общем списке заявок):
Если нужно отправить туристу письмо по электронной почте, документы из заявки можно быстро прикрепить к письму.
Редактирование параметров тура
Если вы создали заявку через поиск туров, то поля в разделе «Редактирование» заполнятся автоматически.
Если вы создали заявку вручную, то поля в разделе «Редактирование» необходимо заполнить самостоятельно. Это удобно, когда тур является авторским или вы хотите осуществить продажу другой услуги (экскурсия, мероприятие и т.п.).
Вы можете самостоятельно выбрать валюту — это особенно удобно при раннем бронировании, когда турист оплачивает тур частично. Система автоматически подгружает актуальные курсы валют. Но обязательным условием является указание конкретного туроператора в блоке «Договор».
Наша система автоматически проставляет номер и дату договора. Чтобы появился прямой переход к карточке заявки у ТО, нужно лишь внести номер заявки, который у вас указан в личном кабинете туроператора. При этом вы можете выбрать любого туроператора из списка — если нужного там не окажется, просто отметьте вариант «Другой».
Сведения о финансовых гарантиях – поле, которое заполняется автоматически, если вы выбрали туроператора и его юридическое лицо. Однако вы можете внести данные вручную, если нужного туроператора в списке нет. Эти сведения представляют собой финансовые гарантии, которые необходимы для оформления туристической документации — в частности, они включаются в лист бронирования.
Далее необходимо заполнить параметры тура.
Кликните «Добавить рейс». В открывшемся окне заполните данные о рейсе.
Нажмите кнопку «Добавить отель» — после этого откроется окно, в котором нужно будет указать сведения об отеле.
При нажатии «Добавить услугу» вы можете внести любые дополнительные услуги по туру (трансфер, страхование и т.п.).
У вас есть выбор заказчика, в случае если заказчиком является физическое лицо, то вам необходимо заполнить только его паспортные данные. При наличии заполненных данных в блоке «Клиент» (включая паспортные сведения) система автоматически их подтянет.
При указании физического лица в качестве заказчика вы можете отметить опцию «Является туристом». Данная возможность активируется только после внесения параметров тура и заполнения паспортных данных туриста.
Если заказчиком является юридическое лицо, у вас есть возможность выбрать из списка уже имеющегося в базе клиента, либо внести данные нового юридического лица. Через кнопку «Добавить новое» вы можете зарегистрировать нового заказчика. Пункт «Реквизиты» предназначен для внесения изменений в данные уже добавленного юридического лица.
Также вы можете к заявке добавить туриста, заполнив его паспортные данные.
Либо добавить туристов, которые ранее путешествовали с этим клиентом.
Для начала укажите стоимость тура во вкладке «Клиент». Обращаем ваше внимание, что если стоимость тура вы уже заполнили во вкладке «Редактирование», то она автоматически подтянется и в эту вкладку. В случае создания заявки через поиск туров сумма заполнится автоматически. При этом заявки на заграничные туры создаются сразу в соответствующей иностранной валюте (долларах, евро и т. д.). Это позволяет избежать лишних конвертаций и зафиксировать точную стоимость, заявленную туроператором.
Если турист готов произвести оплату, нажмите кнопку «Добавить платеж».
Откроется форма для ввода данных. Выберите подходящий способ оплаты. Стоит отметить, что при смене способа оплаты поля очистятся.
Обращаем ваше внимание, что предусмотрен способ оплаты «Перенос», применимый как к клиентским платежам, так и к платежам ТО, для оформления переноса средств с аннулированных заявок. Использование способа «Перенос» возможно только при условии, что в заявке ранее были произведены оплаты.
Укажите внесенную туристом сумму, заполните остальные поля при необходимости и нажмите «Сохранить».
После этого вы увидите текущий размер оплаченной суммы, сможете добавить дату крайнего срока оплаты и распечатать приходный кассовый ордер.
Также вы в любой момент можете сделать возврат средств туристу, если есть такая необходимость. Нажмите на «Сделать возврат», автоматически будет выбран раздел «Расход». В открывшемся окне внесите нужную сумму и сохраните изменения.
В настоящее время в карточке заявки система автоматически формирует соответствующие платежные документы в зависимости от выбранного способа оплаты.
При выборе вариантов «Наличный расчет» или «Карта» формируются:
приходный кассовый ордер — в случае осуществления оплаты;
расходный кассовый ордер — если производится возврат средств.
Для способа «Банковский перевод» до подтверждения платежа создается счет на оплату. Особенностью этого счета является наличие QR‑кода: его можно отсканировать через мобильное приложение банка, после чего реквизиты для оплаты будут заполнены автоматически.
Переходим к следующей вкладке «Туроператор». Вам необходимо указать сумму согласно вашим с ним договорным условиям.
Следующим шагом вам нужно оформить платеж — аналогично тому, как это делалось для клиента. Однако здесь тип операции будет указан как «Расход», поскольку оплата производится уже с вашей стороны. В этом же окне вы сможете выбрать способ оплаты и указать размер банковской комиссии за перевод (допускается указание в % и рублях), которую необходимо включить в расходы турагентства.
После того как вы получите от туриста полную оплату и перечислите туроператору всю требуемую сумму, во вкладке «Комиссия» вы увидите совпадение плановой и фактической комиссии.
При работе с заявкой все действия, которые совершали менеджеры, будут отображаться в истории. Для просмотра истории откройте заявку и перейдите в раздел «История»:
Вы сможете отследить каждый шаг. Работа с клиентом становится прозрачной для менеджера и для руководителя.